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            社保档案管理的机遇与挑战

            2018-11-08 16:39 来源:档案管理论文 有人参与在线咨询

            【摘要】现阶段,档案信息化建设由信息技术阶段向信息资源阶段换挡,大数据和人工智能技术为档案信息资源提供了技术支撑,档案信息资源在国家经济体系和社会体系中的地位愈发的凸出。社保档案涉及民生领域,不仅是社保工作开展的重要基石,而且是档案事业的重要组成部分。随着档案管理人员对大数据技术运用的愈发成熟,社保档案开发利用工作取得了较好的成绩,但依然存在一些短板,严重阻碍了社保档案开发利用工作的深入,导致档案开发利用工作失衡。因此,有必要站在大数据视角从根本上对社保档案进行探讨。

            【关键词】社保档案;大数据;社保工作;信息化;档案管理

            一、社保档案开发利用原则

            社保档案中主要汇集的是与社会公众社会保险相关的信息,是社保工作不可缺少的一部分,其对于社保工作的作用不言而喻[1]。社保档案不仅是一种特殊的生产要素,更是一种蕴含价值的信息资源。运用大数据技术对社保档案进行开发利用,需要遵从一定的原则。一方面,需求性原则。社保档案的服务目标是社保工作,对社保档案中的信息资源进行开发利用不能漫无目的,而是需要迎合社保工作的需要,根据单位社保工作的开展状况有针对性地对社保档案进行管理和利用。社保局各个部门和社会公众对社保档案的需求是多样的,这就需要档案管理人员利用档案管理系统在对档案编目、档案查询和档案管理时要考虑到怎样才能最大限度的提升社保档案管理效率,有针对性的向不同主体提供不同的档案服务。另一方面,安全性原则。大数据虽然能够给各个领域带来了发展机遇,但是信息安全问题也是需要着重考量的问题。社保档案中的信息必然会涉及到社会公众的个人隐私,也涉及到公众的投保信息和投保内容,一旦被黑客或者木马侵入,社保信息遭到篡改、窃取,势必会影响社保工作[2]。因此,档案管理人员在利用大数据技术时不应忽视社保档案在互联网上的安全,时刻保持清醒意识,加强对社保档案的安全防范意识,如此才能使大数据技术真正为社保档案服务,社保档案管理工作才能更加的规范化、安全化和高效化。

            二、社保档案面临的挑战

            (一)数字化档案开发率低

            一方面,现阶段,大多数地区社保局在社保档案数字化开发上停留在浅层次,档案管理人员还停留在对纸质档案进行数字化扫描和加工,对电子文件进行档案收录等层次,对社保档案的开发利用多限于基础数字化阶段。实践工作中,许多档案管理部门强调数字化社保档案的数量与规模增长,社保档案数字化工作流于形式,忽视了利用大数据技术挖掘社保档案中的信息,忽视了大数据技术的信息整合能力,社保档案的质量有待优化。另一方面,档案信息化管理软件是社保局档案管理部门开展信息化建设工作的平台,但现阶段在实际运用这一管理软件时存在诸多问题。第一,只是将档案信息化管理软件与社保局内网进行关联,没有与外网进行关联,社保档案共享程度低。第二,个别社保局的档案管理软件投入时间较长,无法满足当前社保档案管理工作需要。

            (二)管理体制存在缺陷

            部门地区社保局没有建立一套与档案数字化建设相适应的体制,档案管理部门与其他主管部门缺乏沟通,社保档案数字化建设渠道不畅,效率低下,没有充分发挥出社保档案应具有的价值。同时,缺乏科学合理的数字档案管理规划,部门地区存在档案管理人员责任意识不强、共享意识地和安全防范意识弱的困境,即使运用的大数据技术,社保档案管理也不能呈现出崭新面貌,缺乏相应的机制来约束管理人员的管理行为。

            三、社保档案管理突破

            (一)优化档案资源结构

            提升数字化档案开发利用率的关键在于优化档案资源结构。一方面,社保局档案管理人员要转变服务意识和档案意识,充分发挥主观能动性,拓宽社保档案归档范围,加强社保档案收集利用工作。在保障数字化社保档案数量合理增加的基础上,加大对于社保工作相关的其他专业档案的接收归档和数字化开发,拓宽信息资源收集渠道,这是社保局优化档案资源结构的主要任务。另一方面,加强社保档案信息共享平台建设。社保局要加强与其他工作关联部门和上级社保局的信息沟通工作,充分发挥档案资源的可共享性这一特点,实现档案资源利用效率最大化,建设社保档案共享数据库。

            (二)优化档案管理体制

            一方面,社保局要建立以档案管理部门为主导,其他主管部门密切配合的集中管理体制。在社保档案管理领域,社保档案管理部门应当加强与其他主管部门的沟通,从社保信息采集、计算机录入、归档、整理和利用等各个工作环节入手,加强互相之间的合作力度,提升社保局整体工作效能[3]。另一方面,社保局要落实档案管理责任制,加强在档案数字化建设上的责任落实,通过明晰岗位职责的方式加强档案管理人员责任意识,确保数字化档案建设工作规范化、科学化和安全化。

            四、结语

            在大数据浪潮滚滚到来之际,大力开发社保档案中的信息资源已经成为备受社会各界广泛更关注的重大命题。由于受到各种主客观因素的制约,各个地区社保局对社保档案的利用率不高,与我国整体档案开发利用率相比仍有差距。因此,各个地区社保局加强对社保档案信息资源的管理迫在眉睫,大数据技术与社保档案管理的整合工作任重而道远。笔者相信,随着大数据技术的迅猛发展以及档案管理人员综合素质的提升,社保档案开发利用工作将踏着时代的脚步日新月异,对社保工作的作用也会愈发的突出。

            参考文献:

            [1]陈波.大数据创新档案管理模式与提升服务能力探析[J].科技传播,2018,10(14):132-133.

            [2]李明洋.大数据发展背景下的档案管理价值探讨[J].办公室业务,2018(14):96.

            [3]赵永青.大数据时代对档案管理的发展思考[J].办公室业务发,2018(14):99.

            作者:朱艳丽 单位:阜城县人力资源和社会保障局

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