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            浅议教学档案的管理方法

            2013-08-22 15:01 来源:档案管理论文 有人参与在线咨询

            1高等院校教学档案管理的特点、分类和作用

            高等院校教学档案管理的分类有综合类、学科与实验室建设类、学籍管理类、课堂教学与教学实践类、教材类。作用表现在为提高教学质量提供依据,记录和反映教学、科研活动,为改进教学方法提供素材,提供信息传递与反馈中介,加强教学管理提供参考,促进学习和交流,提供编写校史和名人传记的素材。

            2高等院校教学档案管理问题分析

            教学档案管理是教学管理的重要环节,在教学活动的过程中,高等院校往往是看重教学过程,但忽视教学的管理,导致教学档案资料的不完整、不真实,使得很多具有参考价值的教学档案流失,得不到必要的记录和保护。存在这些问题的原因有以下两个方面:一方面高等院校不论是领导层还是教师,在管理理念方面淡薄而且不够重视,管理力度不足,没有制订相应的行之有效的管理体制,相关工作人员的职责也不明确,没有具体的界定,人员素质参差不齐,没有系统的培训以及体制来约束和管理。教学档案的管理仅仅是流于形式,领导层和教师对收集相关教学实践活动的材料比较被动,认为教学档案的管理是档案工作人员的职责。另一方面,教学档案管理制度不健全,对于教学的管理和实践活动常常是事后一段时间才记录,不能够进行教学档案的及时整理和归档,档案管理制度不明确,档案人员只是按章办事,流于形式地完成所谓的分内之事,很少别出心裁进行创新实现教学档案的及时有效的管理。负责管理的人员散漫,不进行定期的审核和检查,记录上也不按照相应的格式进行记录,使教学档案的管理流于形式而无法发挥其真正的效用。

            3高等院校教学档案管理存在问题的解决方法

            建立严格的高等院校教学档案管理制度,制度上要层层分级,体现专业性和科学性,每个工作都落实到人,明确管理员工的职责档案部门不能只注重移交后的档案管理,根据档案特点,坚持前端控制的原则,提前介入,及时将教学档案跟踪收集,才能真正保证档案的完整、准确、系统。在计划管理、课题管理、成果管理等阶段,档案部门应分阶段地进行跟踪管理,密切与教职人员沟通,了解教职人员所需材料和取得的教学心得,及时准确地归入教学档案中,方便日后管理查询。加强档案干部队伍建设,高校档案工作是一项复杂而又严肃的工作,档案工作人员要有良好的责任心和服务意识,在基础知识和基本技能上严格督促,定期进行业务指导与培训,创新思路,改变原有的落后管理模式,不断加强业务指导,在教学任务的下达中要与科研文件相同步,确保系统性和准确性。转变理念,重视教学档案管理的重要性和作用,对广大教职员工进行宣传教育,增强其意识,说明其重要性。提升档案管理者综合素质,强化为档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素,因此档案人员综合素质的提高是做好档案管理工作的根本保证。一方面,档案的特点,要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础,系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识,还要不断扩展知识领域,优化自身的知识结构和能力结构。唯此,档案人员才能具备较高的综合素质,增强科研档案工作服务能力。另一方面,档案部门要转变观念,克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识,树立服务意识,积极开展对教职员工兼职档案员的业务培训,使他们熟悉档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与教研组和有关部门的沟通协调,指导教职员工做好平时的预立卷归档,定期检查或抽查立卷归档工作,逐步提高档案员的业务水平和工作能力。开发教学档案信息资源,建立教学档案的目的就是为后续的教学工作提供优质服务,应该积极提高教学档案的利用率,使教学水平不断提高。建立信息化的档案管理,通过使用计算机,将档案记录在数据库中,使用计算机进行管理,建立高等院校教学管理的信息系统,是制定网络建设的总体规划,制定出档案信息网络建设的总体规划,使工程有计划、有步骤、有重点地进行,采用先进的技术和设备,有效管理教学档案,提高教学效率。提高教学档案的时效性,及时完成建档工作,制定相应的考核和奖惩制度,使档案管理工作严肃持久地进行下去。建立必要的监督机制,采取必要的强制措施,确保教学档案工作的完整性。

            4结语

            随着高校教学质量的不断提高,档案管理工作已经是不可缺少的重要环节。档案管理工作人员必须增强管理意识。认真完成工作,发挥高等院校教学档案管理的作用,充分重视其重要性,珍惜教学活动成果,不断地提高高等院校的教学档案管理,实现教学效益和水平的跨越式发展。

            本文作者:薛帅 单位:辽宁师范大学教务处

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